Полезная информация

Які помилки роблять керівники під час постачання завдань

Насправді, таких помилок не так багато, як може здатися. Загалом достатньо виділити п'ять важливих деталей, на які не звертають належної уваги керівники.

1. Ви думаєте, що підлеглі повинні здогадатися про те, що ви маєте на увазі
Одна з ключових помилок керівників — вони впевнені, що підлеглі здогадуються про деталі завдань, які вони перед ними ставлять. У той час, як обов'язкова умова для правильного виконання завдання – це чітка інструкція з будь-яких питань. Вам знадобиться всього кілька секунд, щоб пояснити деталі, зате це запобігатиме помилкам і конфліктам.

2. Ви замінюєте конкретні дедлайн слова "швидко", "швидко", "не так терміново".
Сенс, який ви вкладаєте у слово "швидко", може сильно відрізнятися від того, що вкладають у нього ваші колеги. Ви можете думати, що «швидко» має на увазі «протягом двох годин», а ваші співробітники, яким ви не уточнили тимчасові рамки, будуть впевнені, що вони мають на завдання кілька днів. Такі непорозуміння можуть мати серйозні наслідки для будь-якого бізнесу.

3. Ви не вважаєте за потрібне наводити приклади.
Приклади особливо корисні в тому випадку, якщо працівник раніше не виконував таких завдань. Вони добре доповнять інструкцію, яку ви даєте, внесуть ясність та допоможуть сформувати чіткіше уявлення про те, чого ви хочете отримати на виході.

Наприклад, якщо ви просите співробітника розробити опитування задоволеності клієнтів за новим продуктом, ви можете надіслати їм приклади інших опитувань, які використовувалися раніше.
Читайте також, онлайн тренінг ефективні методи переговорів: техніки та стратегії, і онлайн тренінгм Результативні переговори в бізнесі, від А до Я.

4. Ви не пропонуєте альтернативних варіантів.
При постановці завдання варто передбачити кілька альтернативних варіантів у разі, якщо кращий вам варіант не можна реалізувати з об'єктивних причин.

Приклад постановки завдання з альтернативними варіантами: "Я хочу, щоб зустріч із фінансовим директором відбулася 20 числа поточного місяця. Якщо він зможе зустрітися 20-го числа, можна розглянути варіант після обіду 26-го. Або ми можемо зустрітись цього дня з аналітиком".

Надаючи альтернативи, ви даєте можливість співробітникам виконувати роботу спокійно, але з можливістю постійної перевірки. Це заощадить вам час, тому що співробітникам не потрібно буде постійно вас смикати з питаннями та уточненнями.

5. Ви не перевіряєте, чи співробітник зрозумів завдання.
Перш ніж ви відпустите співробітника, переконайтеся в тому, що він зрозумів завдання та результати, які від нього очікують. Ви можете поцікавитися, чи залишились у нього запитання до вас. Проблема полягає лише в тому, що надто часто працівники автоматично кажуть "ні". Або можуть помилково думати, що розуміють завдання, чи можуть соромитися перепитати. Тому краще самим переконатися, що вони почули те, що ви сказали.

Додаткові відкриті питання, що перевіряють правильне розуміння завдання:
- Де ви діставатимете інформацію для виконання завдання?
- Який метод використовуватимете?
- Чи потрібна допомога для завершення проекту?

Уникайте таких закритих питань, як вам все зрозуміло? Це закриті питання: вони не запрошують співробітника до діалогу і не дозволяють переконатися, чи справді поставлене завдання йому зрозуміле.

Не можна
- Ставити завдання агресивним тоном. Хоча певні обставини, зокрема надзвичайні ситуації на межі життя та смерті, допускають це. Але в інших випадках потрібно боротися з цією поганою звичкою.
- Відповідати на запитання «Чому?» у диктаторському стилі: "Бо я так сказав". Гірше нічого не може бути.
- Просити кількох людей виконати те саме завдання.
- Відмовлятися визнавати, що різні люди можуть мати на увазі пріоритети та терміни, що суперечать один одному.
- Ігнорувати добре виконану роботу.

Дізнайтесь про Професії майбутнього, а також - як стати креативним? І взагалі, чи це можливо? І не менш цікава стаття, як мотивувати працівників правильно?